Organizar o fluxo de documentos é uma das tarefas mais importantes dentro da gestão escolar. Afinal, ao longo da vida acadêmica de um aluno são inúmeros os documentos que serão solicitados, arquivados e emitidos pela escola.
Neste contexto, armazenar os documentos de forma organizada e segura é fundamental para garantir a eficiência operacional e o acesso rápido às informações sempre que necessário.
Mas afinal, como estabelecer uma gestão eficiente de documentos na escola? Confira o texto e veja as dicas que separamos para você.
1 – Organização
O primeiro passo para um fluxo eficiente de documentos é criar categorias, classificando os documentos entre matrícula, documentos financeiros, documentos acadêmicos (provas, diários de classe), atas de reuniões e conselhos, entre outros.
Para deixar a organização mais segmentada, crie pastas dentro de cada categoria, de modo que as informações possam ser localizadas e acessadas de forma rápida.
Outra maneira de organizar essas categorias é por códigos ou números. Em muitos casos a codificação de documentos pode ser útil para facilitar o agrupamento das informações. Um exemplo é a criação de códigos para identificar as turmas e os números das matrículas.
2 – Arquivamento
Depois de classificados e organizados, os documentos precisam ser arquivados de forma prática e catalogada. Além disso, é preciso classificá-los em ordem cronológica, para que os documentos mais antigos sejam rapidamente localizados.
Outro ponto que deve ser observado nesta etapa é a definição de prazos de armazenamento de cada tipo de documento. Isso vai depender, entre outras coisas, da regulamentação educacional e fiscal do município, estado ou país.
3 – Digitalização
Na era digital, muitos dos processos operacionais da gestão escolar já podem ser feitos de forma totalmente eletrônica. É claro que isso depende da cultura organizacional e do perfil dos alunos e familiares, mas o uso de plataformas específicas de gestão de documentos pode facilitar muito o dia a dia da instituição.
Vale lembrar que mesmo os arquivos antigos podem (e devem) ser digitalizados. Além de ajudar a preservar a memória da instituição, ainda facilita a busca para futuras consultas e reduz o espaço físico necessário para o arquivo.
Além disso, nos documentos digitais podem ser usados sistemas de pesquisa eficiente, por palavras-chave ou tags, tornando a gestão mais dinâmica. Outra dica importante é fazer um backup periódico de todos os documentos digitais.
4 – Monitoramento de acesso
Os documentos acadêmicos contêm informações importantes e que não podem correr o risco de serem extraviadas. Por isso, é fundamental definir quem tem permissão para acessar, editar ou excluir documentos específicos, com base na função que cada colaborador desempenha.
No caso de arquivos físicos, armazenar os documentos em gavetas com chaves ou em salas de acesso restrito pode ser uma opção.
Já no caso dos arquivos digitais, há inúmeras ferramentas que podem rastrear as alterações, mantendo um histórico de acessos e edições feitas.
5 – Confidencialidade
Ainda dentro da segurança dos dados, é importante lembrar que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece normas para o tratamento e armazenamento de informações sensíveis de clientes e colaboradores. Assim, os gestores devem ter ainda mais atenção na forma como os documentos são armazenados e compartilhados dentro da instituição.
Neste sentido, buscar soluções com criptografia pode ajudar a minimizar os riscos de um vazamento de dados. Se a sua escola mantém o arquivo em nuvem, é importante se certificar de que esta plataforma também conta com criptografia.
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Na F10 desenvolvemos uma solução específica para o arquivamento seguro de documentos, que permite vincular arquivos (documentos e imagens) em todos os processos dentro do Sistema F10.
Essa funcionalidade pode ser usada em diferentes departamentos, desde a prospecção de novos alunos até a emissão de declarações e certificados.
Conclusão
O fluxo de documentos é intenso na gestão escolar e administrar os dados da vida acadêmica dos alunos é uma responsabilidade que deve ser levada a sério pelos gestores.
A organização e arquivamento de documentos de forma eficiente otimiza os processos internos e facilita a pesquisa de informações sempre que necessário. E neste processo, a tecnologia pode ser uma grande aliada.Na F10 temos uma solução completa de gestão escolar que inclui o armazenamento de documentos em todos os processos financeiros e administrativos. Converse com nossos consultores e peça uma demonstração.
