A boa gestão de secretaria escolar é fundamental para o dia a dia de uma instituição de ensino. Sem ela, a desorganização toma conta do ambiente, os funcionários ficam sobrecarregados e todo o andamento do trabalho fica comprometido.
Para que isso não ocorra, é necessária a implementação de alguns processos que envolvem documentos, atendimento e responsabilidades.
Quer saber como fazer uma boa gestão de secretaria escolar? Então, siga a leitura do post e fique por dentro de dicas preciosas que vão ajudar você a organizar o trabalho.
Qual a importância da secretaria escolar?
É a secretária escolar que mantém arquivos, registros e toda a documentação, tanto dos alunos quanto dos professores e funcionários da instituição. Além disso, esse setor é responsável pela execução de rotinas administrativas, como a expedição de comunicados, algo comum — porém importante — no processo escolar.
Vale ressaltar que a secretaria também é a porta de entrada da escola. Sendo assim, é importante que ela consiga refletir os valores e o projeto pedagógico da instituição.
Nesse sentido, uma estrutura organizada com profissionais preparados para realizar um bom atendimento e resolver questões burocráticas consegue passar uma boa primeira impressão da escola. Isso favorece, inclusive, a realização de novas matrículas.
Como fazer uma boa gestão de secretaria escolar?
Como esse setor lida tanto com atendimento quanto com processos burocráticos e organizacionais, é comum que os funcionários se sintam sobrecarregados. Mas, na verdade, é a falta de organização e de método que acaba causando isso.
Confira as dicas para resolver, de uma vez por todas, esse problema.
Categorize os arquivos
Quando a secretaria adota uma maneira de categorizar arquivos, o trabalho flui muito melhor. Uma dica é separar tudo por tipo. Você pode dividir os documentos entre:
- relatórios;
- boletins;
- históricos;
- estatutos;
- mensalidades, entre outros.
Para agilizar o trabalho, use pastas de cores diferentes para cada assunto, sempre com etiquetas indicando o conteúdo delas. Isso também ajudará a evitar perda ou extravio dos documentos dentro do próprio arquivo.
Tenha uma boa organização
Não basta categorizar os arquivos. Eles também precisam estar organizados dentro da secretaria. Isso requer uma arrumação contínua e o esforço de cada funcionário no sentido de sempre devolver documentos e materiais ao seu local de origem.
Dentro de uma cultura de organização e limpeza, os funcionários deverão descartar o que não é mais utilizado, mantendo o ambiente arrumado e pronto para um primeiro contato da escola com um aluno ou responsável.
Trabalhe com profissionais capacitados e experientes
Por relacionar-se com alunos e suas famílias, a secretaria escolar precisa contar com funcionários capacitados e experientes. Eles devem conseguir fazer desse espaço um ambiente convidativo, aconchegante e eficiente.
Um atendimento prestativo pode fazer toda a diferença na hora de fechar uma matrícula. Essa eficiência deve ficar nítida não só para os novos alunos, mas também para os atuais.
Assim, os funcionários precisam estar aptos a solucionar problemas burocráticos, acolher as crianças com cuidado sempre que necessário, fornecer informações etc.
Utilize a tecnologia a seu favor
O uso da tecnologia pode ajudar a organizar a secretaria e a facilitar a vida dos funcionários. Sistemas de gestão escolar conseguem armazenar e imprimir informações, otimizando o trabalho e reduzindo a necessidade de espaço físico para arquivos, já que eles ficarão armazenados digitalmente.
Além disso, centralizam informações dos alunos, emitem documentos e integram os diferentes setores da instituição de ensino. Os estudantes ou seus responsáveis também se beneficiam desse tipo de sistema, uma vez que podem acessar notas, fazer solicitações etc.
Enfim, a gestão de secretaria escolar é fundamental para a organização do trabalho. Isso garantirá uma boa primeira impressão da escola e um atendimento de excelência. Conte com sistemas especializados nisso, como o F10 Software.
Quer mais dicas para uma boa gestão? Então, leia nosso artigo sobre plano de gestão escolar.