Você sabe como organizar um fluxo de caixa? Quem consegue, normalmente, tem uma instituição com melhor saúde financeira, o que possibilita dar passos seguros rumo ao crescimento.
Para tanto, é essencial ter conhecimento do saldo disponível atual e ter a garantia do capital de giro da empresa, seja para investir, seja para pagar contas e, até mesmo, fazer uma reserva. Sabe como é possível fazer isso?
Neste post, você verá as principais dicas para organizar o fluxo de caixa da escola e conseguir contar com um resultado mais interessante. Confira as informações que vão ajudar a trazer maior sucesso para sua escola.
O que é organização financeira?
A administração do fluxo de caixa se inicia nos registros de todos os recebimentos da escola. Entre eles, mensalidades pagas à vista e a prazo, recebimento de duplicatas etc. Também devem constar todos os pagamentos feitos pela instituição (funcionários, água, luz, internet, aluguel etc).
Ou seja, só se tem organização financeira quando a escola consegue controlar tudo que entrou e saiu. É comum, em alguns casos, que nem todas as informações sejam registradas. Dessa maneira, todo o planejamento fica prejudicado, já que os números obtidos não serão reais.
Com todos esses registros devidamente inseridos no sistema de controle financeiro, o empresário pode ter uma visão da situação atual e futura da instituição. Assim, é capaz de avaliar sua liquidez e a disponibilidade de caixa.
Uma forma de contar com maior organização, então, é trabalhar com sistemas automatizados. Neles, parte das entradas e saídas já estarão automaticamente no programa.
Benefícios
Como diz o ditado, informação é poder. Quando se trata do fluxo de caixa de uma instituição, seja ela de grande, seja de pequeno porte, o empresário pode tomar decisões importantes baseadas em informações sólidas. Dessa maneira, é possível:
- reduzir despesas;
- fazer investimentos;
- planejar empréstimos;
- negociar com fornecedores.
Várias outras decisões podem ser tomadas para melhorar ainda mais a saúde financeira da escola. Dessa forma, a instituição será capaz de fazer investimentos em tecnologia e melhores formas pedagógicas, para agregar maior valor aos cursos oferecidos.
Como fazer?
Confira, agora, algumas dicas úteis para que você consiga implementar uma boa gestão e organizar o seu fluxo de caixa.
Separar as contas a pagar e a receber
É importante separar a entrada da saída para conseguir otimizar a gestão, entendendo quais gastos podem ser minimizados e como maximizar a receita. Nesse sentido, é interessante:
- lançar diariamente todos os valores no “contas a pagar” e “contas a receber”;
- colocar, em contas a pagar, valores estimados, tais como impostos, contas de água, luz, telefone, salário dos funcionários etc. Baseie-se na sazonalidade dessas despesas, datas de vencimento e reajustes para ser mais certeiro possível.
- inserir em contas a receber os pagamentos das mensalidades e demais recebimentos futuros.
Definir metas viáveis
Ao definir uma meta, é fundamental ser ousado, mas realista ao mesmo tempo. Quem faz metas muito próximas do patamar atual tem dificuldades para conseguir crescer. Por outro lado, pensar em metas muito distantes pode trazer frustração e dificuldade em seu cumprimento. Por isso, é essencial dar um passo de cada vez.
Nesse sentido, é essencial pensar em objetivos que vão tirar a equipe da zona de conforto, mas que podem ser cumpridos com esforço e dedicação.
Fazer um bom registro
A escola precisa se organizar para manter um registro ativo e operante. Ou seja, ele deve funcionar em todos os momentos, evitando que entradas e saídas fiquem de fora e não constem no sistema.
Por isso, é interessante contar com os sistemas automatizados, que diminuem a necessidade de inserir manualmente os valores.
Manter uma reserva
Um dos grandes problemas de escolas é a falta de uma reserva. Ela é útil em momentos em que acontece alguma despesa não prevista. Dessa maneira, os serviços podem ser continuados, sem que a empresa precise recorrer a empréstimos ou capitais de juros, que diminuem a capacidade de investimento da instituição no futuro.
Você ainda tem dúvidas?
É importante que fique muito claro o que é recebimento e o que é pagamento. Pode parecer bobagem, mas basta um equívoco em um registro para que o valor final não seja correto. Atenção na hora de lançar valores e discernir o que cada um representa.
Recebimento
Alguns dos itens que entram como recebimento são:
- mensalidades pagas à vista;
- mensalidades pagas a prazo e em cheques (inclusive pré-datados);
- duplicatas;
- rendimentos de aplicações e demais recebimentos, que variam em cada instituição.
Pagamento
Como pagamento, alguns dos principais itens são:
- fornecedores;
- despesas bancárias;
- salários e encargos dos funcionários;
- telefone;
- internet;
- água;
- luz;
- despesas com correio;
- manutenções em geral;
- aluguel de equipamentos;
- softwares;
- veículos e do prédio da instituição;
- retirada pró-labore;
- salários dos sócios que trabalham na empresa;
- serviços de terceirizados (como contador, advogado, coach etc.);
- impostos específicos;
- materiais de escritório, copa, limpeza;
- investimentos, amortização de empréstimos e dívidas, entre outros.
O saldo final do fechamento do caixa deve corresponder ao valor dos recursos disponíveis no caixa da empresa ou que estiverem depositados em contas correntes no banco.
Como ter os resultados?
Veja, agora, como você pode entender os resultados e fazer uma gestão mais eficiente e inteligente para a escola.
Déficit
Se a escola fechar o mês em situação deficitária, cabe ao empresário e à equipe do financeiro fazer uma análise profunda dos pontos que implicaram o déficit. Problemas, como atraso nos recebimentos das mensalidades, inadimplência e queda nas matrículas, são fatores comuns, que contribuem para esse cenário.
Então, tenha atenção, pois o déficit também pode ocorrer se as diferenças entre os prazos de recebimentos e pagamentos forem grandes. Ainda, se não houver planejamento com a organização do capital de giro.
Superávit
Em caso de situação superavitária, o empresário pode fazer investimentos no ambiente escolar, como:
- cursos para gestores e colaboradores em geral;
- melhorias na tecnologia da escola;
- reformas;
- investimento em marketing.
Fique atento às grandes oscilações de valores finais de um mês para o outro. Afinal, nesse caso, pode significar que há falta de organização e falhas nos lançamentos realizados no sistema.
No início do preenchimento do fluxo de caixa, podem surgir algumas dúvidas ou pode parecer algo muito complicado. Mas nada que o trabalho dedicado do dia a dia para mostrar a importância desse controle e os bons frutos que resultam dele.
Agora que você sabe como organizar um fluxo de caixa, é hora de começar a se planejar para conseguir obter todos os benefícios de uma gestão eficiente. Para tanto, procure ferramentas e softwares que sejam capazes de ajudar você a conseguir esses resultados. Dê adeus a registros em cadernos e agendas e aposte na agilidade de um sistema automatizado.
Uma dessas possibilidades é o F10. Com ele, é possível fazer toda a gestão escolar de maneira completa e fácil, dando maior poder aos colaboradores para aumentar receitas, diminuir custos e conseguir mais alunos.
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