Reduzir despesas administrativas é uma tarefa que requer atenção constante de qualquer empreendedor. Afinal, esse cuidado assegura o bom funcionamento das empresas e o direcionamento correto de recursos para áreas que realmente precisam. Nesse contexto, diminuir os custos da escola também é um processo fundamental para sua sobrevivência.
No entanto, apesar da importância, diminuir os gastos sem comprometer a qualidade é um dos principais desafios dos gestores escolares. Isso porque as instituições de ensino apresentam uma grande responsabilidade, que é a formação de jovens e crianças.
Por isso, é preciso dispor de uma gestão eficiente e estratégica para reduzir os custos da escola e alcançar o crescimento de maneira saudável e contínua.
Quer ter uma escola de sucesso? Então, continue a leitura e confira como garantir a redução de despesas administrativas em seu estabelecimento educacional.
Ter um planejamento estratégico atualizado
Em primeiro lugar, é importante contar com um bom planejamento para direcionar todos os procedimentos de forma organizada e programada. Dessa forma, na hora de realizar a planificação, é preciso ficar atento aos principais aspectos que podem interferir na metodologia, na rotina financeira e na dinâmica pedagógica da escola.
Fatores como quantidade de horas-aula, excesso de cargos e atividades que não tenham relação direta com o formato exigido pelos pais e alunos devem ser analisados e atualizados constantemente. Assim, será possível eliminar itens desnecessários e/ou excedentes.
Além disso, o planejamento orçamentário da escola deve considerar a implementação de práticas mais sustentáveis e efetivas que otimizem os recursos disponíveis, garantam o funcionamento adequado dos processos e contribuam para a redução de custos.
Estimular práticas de sustentabilidade
Mostrar para a sociedade que a empresa se importa com a sustentabilidade é um marco importante tanto para reduzir custos quanto para melhorar a imagem perante o mercado. Quando itens como papel, madeira plástica e copos descartáveis são substituídos, a escola pode ver uma boa diminuição no gasto com insumos.
A impressão de papel pode ser substituída por materiais online sempre que possível. Trocar os copos descartáveis por garrafinhas também é uma boa medida. Nesse sentido, a empresa pode investir na compra de garrafas ou copos personalizados para entregar aos alunos e funcionários. Além de ser um único investimento, ele pode trazer retorno em branding.
Ter controle da inadimplência
Um dos problemas das escolas é conseguir controlar a inadimplência. Isso pode comprometer as finanças e o planejamento efetuado. Por consequência, contas básicas e pagamentos aos colaboradores podem se atrasar.
Para ter um controle efetivo, é fundamental contar com uma ferramenta que possibilite acesso rápido e fácil a todos os dados do aluno ou responsável financeiro. Além de ganhar tempo no atendimento, deixa o contato mais proativo. Use um sistema que permita registrar a promessa de pagamento e atualizar o status de maneira eficaz.
Usar softwares para eliminar o desperdício de tempo
Como diz o ditado, tempo é dinheiro. Quanto mais tempo é desperdiçado com tarefas que poderiam ser eliminadas, maior será o desgaste dos colaboradores, bem como menor a quantidade de ações realizadas. Por isso, a escola deve pensar em formas de otimizar o trabalho da equipe administrativa.
Uma forma de fazer isso é contar com uma ferramenta que seja capaz de unir tudo que seja necessário para a gestão escolar. Dessa forma, os colaboradores não precisarão repetir processos ou digitar dados que poderiam ser aproveitados por um sistema único ou que faça a ligação com os demais.
Monitorar e identificar todos os gastos
Você sabia que as pequenas despesas do dia a dia representam uma quantia considerável no final do mês? Entretanto, nem sempre esses gastos são realmente necessários para o funcionamento da instituição de ensino.
Portanto, procure monitorar e registrar todas as suas despesas para identificar quais itens podem ser dispensados — desde compras de materiais escolares até custos com a estrutura física do prédio. Para isso, os softwares de gestão são considerados excelentes ferramentas.
Com eles, é possível fazer relatórios mais rapidamente e acompanhar os gastos de maneira mais efetiva, descobrindo quais são os maiores gargalos. Uma das grandes vantagens desses sistemas é possibilidade de administração integral da escola. Com isso, a maioria dos dados aparece de forma automática, diminuindo a possibilidade de esquecimento na contabilidade.
Entretanto, para que isso aconteça, é fundamental utilizar todos os recursos do software, fazendo corretamente os registros no sistema.
Renegociar contratos antigos com fornecedores
Uma prática comum em organizações é fechar contratos longos com fornecedores, principalmente quando os gestores conquistam um ótimo custo-benefício na negociação. No entanto, em tempos de crise econômica e corte de despesas, renegociar contratos antigos pode ser uma boa forma de garantir a redução de gastos administrativos.
Nesse contexto, analise todos os acordos que a escola mantém com empresas e provedores e proponha um ajuste no negócio em questão. Exponha suas necessidades e reivindicações e tente chegar a uma solução favorável a ambas as partes.
Envolver toda a equipe no objetivo
De nada adianta elaborar um planejamento eficiente para reduzir os custos da escola e não contar com a colaboração de todos os envolvidos, não é mesmo? Por isso, engaje toda a equipe em seu propósito e garanta um resultado bem-sucedido.
Dispor de uma equipe motivada também é uma excelente forma de economizar. Afinal, cada vez que um profissional é contratado, é normal que os outros colaboradores disponibilizem um tempo para explicar os procedimentos ao novo colega.
No entanto, esse comportamento acaba comprometendo o seu ofício e produtividade. Além disso, esse novo funcionário terá que passar por diversos treinamentos para aprender suas funções e, consequentemente, esse processo vai gerar custos.
Então, a melhor forma para conseguir bons resultados com a equipe é mostrar a importância que a redução de custos tem para a instituição. Além de possibilitar novos investimentos e até bônus e aumentos para os colaboradores. Ou seja, cada ação feita por eles poderá retornar, no futuro, de alguma forma.
Utilizar a tecnologia como aliada
Sem dúvidas, o avanço tecnológico e as novas ferramentas disponíveis no mercado facilitam e otimizam o trabalho do dia a dia. Assim, sempre que possível, opte por soluções digitais para diminuir as suas despesas.
Nesse caso, contar com um software de gestão pode ser determinante para a conquista desse objetivo. Isso porque, além de manter o setor financeiro da escola organizado, o sistema oportuniza a realização de uma análise de custos mais profunda. Ademais, um software permite identificar os principais gastos e as possibilidades de corte.
Um bom sistema de gestão organiza as principais informações a serem visualizadas pela escola, dispensando a utilização de vários softwares simultâneos. Com isso, os colaboradores ganham mais tempo para realizar as ações realmente necessárias. Além disso, há gráficos para ajudar a tomar as decisões mais importantes da empresa e fazer um bom planejamento.
Como você pôde ver, uma boa gestão financeira da instituição de ensino é fundamental para reduzir os custos da escola. O mais importante é que não é necessário abrir mão da qualidade do serviço. Você pode continuar com o foco no aluno e até melhorar a prestação do serviço, diminuindo gastos. Entretanto, para que isso aconteça da maneira esperada, é fundamental contar com uma ferramenta de gestão que o auxilie para tomar as decisões.
Quer reduzir despesas administrativas de seu estabelecimento educacional? Então, entre em contato conosco e tenha acesso aos melhores softwares.
