Cobrar mensalidade escolar atrasada nem sempre é fácil. Principalmente quando o país está em uma crise financeira. Dessa forma, muitos responsáveis não têm como arcar com o compromisso, levando a atrasos. Entretanto, com uma boa gestão, a instituição pode se precaver e, até mesmo evitar, que a dívida se prolongue por muito tempo.
Neste texto, você verá o que a escola pode fazer para diminuir os atrasos e fazer uma gestão financeira mais eficiente. Boa leitura.
Qual a importância de ter um manual padrão para a equipe realizar cobranças de mensalidade escolar?
É importante que todos os colaboradores responsáveis pelas cobranças padronizem os procedimentos para que os alunos recebam o mesmo tratamento e que os profissionais não se percam durante o atendimento. Veja, agora, uma sugestão em três passos.
Primeiro passo
Telefone depois do primeiro dia de atraso, perguntando qual foi a causa e anote-a. Talvez, tenha sido apenas um esquecimento.
Segundo passo
Defina com o responsável financeiro a melhor data para o pagamento. Normalmente, ela é determinada para, no máximo, três dias após o telefonema. Anote a data.
Terceiro Passo
Envie um e-mail ou mensagem em WhatsApp, se autorizado, para lembrar a pessoa da data combinada. Vale lembrar que ter regras específicas garante que o processo seja otimizado. Cada conversa deverá ter um registro contendo as principais informações, como:
- data e hora do diálogo;
- pessoa responsável pela ligação;
- nome da pessoa que atendeu a ligação;
- qual foi o combinado;
- prazo em que o débito deve ser pago.
Quais as ações legais que podem ser realizadas?
As boas práticas de cobrança evitam problemas e constrangimento, além de incentivar o cliente a fazer o pagamento. Veja quais são as melhores opções.
Oferecer formas de pagamento facilitadas
Nos casos em que o responsável financeiro demonstre ter dificuldades para arcar com o pagamento, é interessante que a escola ofereça opções para que o débito seja pago de forma facilitada. Pode ser parcelamento ou, até mesmo, congelamento da dívida, sem juros, caso a pessoa faça o pagamento até a data combinada.
Manter a comunicação clara durante a cobrança
Seja claro, porém, respeitoso, quanto às consequências do não pagamento, como a incidência de juros, de acordo com o contrato, e protesto da dívida em caso de não pagamento. Mostre, ao mesmo tempo, que a instituição deseja o acordo entre as partes.
Como fazer o controle financeiro para evitar transtornos?
Entretanto, o melhor passo é evitar que a dívida aconteça. Proporcione descontos ou mesmo cupons de sorteio para quem pagar no dia determinado. Além disso, o esforço deve ser maior nos primeiros meses de atraso, já que, depois, a chance de que a dívida seja paga é menor.
Vale lembrar que há prescrição de dívidas escolares. De acordo com a 3ª turma do Tribunal Superior de Justiça, a dívida só poderá ser cobrada em um ano. Por isso, é importante ter uma gestão eficiente e otimizada do processo para que o débito seja pago o quanto antes.
Como um sistema de gestão pode otimizar o processo de cobrança?
Um sistema de gestão escolar é capaz de ajudar na gestão não só financeira, mas também de todos os processos da instituição. O processo de cobrança, por exemplo, pode ser otimizado, já que os departamentos são interligados no software, comunicando-se melhor com os alunos.
Uma das formas de fazer isso é com o F10 Software. Com o sistema, você tem acesso facilmente a todos os dados pessoais do aluno, do titular, o valor que deve ser pago, como ele pretende pagar e os meios de contato. Dessa forma, os colaboradores ganham tempo no atendimento.
Além disso, com a área de “Cobrança de Mensalidades”, é possível registrar a promessa de pagamento. Assim, caso o débito não tenha sido quitado, será possível fazer uma nova ligação para tratar da mensalidade escolar atrasada.
Quer entender mais sobre a necessidade de um software de gestão? Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar.
