Você se lembra de quando a organização da gestão escolar era focada em torno de fluxos de trabalho repetitivos, manuais e dependentes de papel? Hoje, agilidade, praticidade e flexibilidade na execução das tarefas fazem a diferença no sucesso da instituição. Por isso, você precisa entender o que é workflow.
Afinal, deve saber como gerenciar todas as demandas e, ao mesmo tempo, conquistar melhorias, como diminuição de erros e retrabalhos, aumento da produtividade, redução de desperdícios, entre outras.
Neste post, vamos conceituar worflow, falar sobre a importância dele e apontar os principais benefícios. Continue a leitura.
Entenda o que é workflow
É a arte de ter controle sobre seus processos de negócios. Isso inclui atribuir as tarefas às pessoas certas, rastrear o fluxo de trabalho, fazer o acompanhamento ativo dos trabalhos concluídos e evitar gargalos. O principal objetivo é garantir a máxima produtividade, tanto sua quanto dos funcionários.
Saiba por que é importante gerenciar o fluxo de trabalho
O workflow é essencial porque:
- mantém cópias digitais de arquivos, automatiza o roteamento de tarefas, alerta aqueles que precisam agir e mantém um registro de tudo o que é relevante para o processo;
- elimina a redundância, pois com uma solução de software é possível identificar antecipadamente os pontos críticos da atividade, permitindo definir ações, participantes e resultados específicos;
- fornece gatilhos que mantêm os processos em movimento de acordo com uma linha do tempo, permitindo que os participantes vejam com precisão quando e onde a entrada é necessária;
- fornece informações regulares sobre o que está acontecendo, as pessoas envolvidas e uma noção do quanto a empresa cumpre ou não os prazos;
- automatiza a maior parte do trabalho, liberando tempo e permitindo que você e sua equipe se concentrem em atividades mais estratégicas;
- atua como uma excelente ferramenta para atribuir tarefas às pessoas com base em seus pontos fortes e conjuntos de habilidades;
- oferece recursos rápidos de software de desenvolvimento de aplicativos, que permitem e incentivam não desenvolvedores a criar, adaptar e gerenciar fluxos de trabalho sem depender da equipe de TI.
Conheça os benefícios da ferramenta para a gestão escolar
Uma gestão automatizada traz inúmeras vantagens. Veja as principais.
Organiza os processos internos
Um dos principais ganhos do workflow é previsibilidade e controle: você sabe exatamente como as etapas estão sendo executadas todas as vezes. Além disso, elas são reduzidas com a automação, fato que contribui para diminuir a complexidade das tarefas.
Agenda as aulas automaticamente
Marcar o compromisso de centenas de estudantes usando formulários em papel é um verdadeiro pesadelo logístico. Os dados dos formulários de agendamento online são usados para preencher o espaço de aula disponível por ordem de chegada. Assim, os alunos podem saber rapidamente se entraram nas aulas que desejavam e prosseguir de acordo.
Reduz custos
Embora a tecnologia, a exemplo do e-mail e da documentação eletrônica, já tenha proporcionado às escolas a oportunidade de reduzir o uso de papel, a automação procura levar essa economia de custo a um novo nível.
Automatizar até mesmo um processo simples ajuda a economizar no mês, reduz significativamente as despesas com folha de pagamento, bem como outros custos associados ao desperdício de papel.
Aumenta a produtividade
Se você gastar menos tempo na realização de trabalhos repetitivos, poderá usá-lo de outra forma, não é mesmo? Então, imagine o mesmo com a sua equipe toda. Em vez de enviar notificações ou formulários de solicitação por e-mail, os funcionários podem dar mais atenção aos projetos importantes.
Gostou de saber o que é workflow? Como vimos, é fundamental que a gestão do fluxo de trabalho seja otimizada. Para isso, felizmente, podemos contar com os avanços da tecnologia. Em longo prazo, isso ajuda a reduzir erros, economiza tempo e dinheiro, aumenta a produtividade e dá uma visão abrangente das tarefas administrativas.
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