Em uma escola, há diversos processos que precisam ser tratados corretamente para que os resultados esperados sejam atingidos. Entre eles, o controle de contas a receber e a pagar, a administração dos materiais escolares, o fluxo de caixa, bem como todo relacionamento com os alunos.
Para que não aconteçam problemas na administração escolar, é fundamental que os gestores tenham um programa de gestão de dados bem elaborado. Com ele, é possível entender como os principais processos funcionam, pensando em maneiras inteligentes para melhorá-los, a fim de aumentar o número de alunos, diminuir a inadimplência e promover a fidelização.
Neste texto, você verá de maneira mais clara o que é a gestão de dados e como é possível aplicá-la no contexto escolar. Quer entender como isso funciona? Então, veja agora todas as informações que preparamos para aumentar suas chances de sucesso.
O que é gestão de dados?
É comum que toda empresa tenha uma grande base de informações sobre todas as atividades que são realizadas no dia a dia do negócio. Contratos realizados, documentos da instituição, estoque, vendas e diversos outros dados precisam ser controlados.
Quando se trata de uma escola, a necessidade é ainda maior, já que conta com registros de alunos e materiais didáticos. Com tudo isso, é possível fazer uma análise profunda sobre todas as áreas da instituição, o que é fundamental para pensar nas melhores estratégias para o negócio.
Como uma gestão de dados eficiente, é possível organizar todas as informações, fazendo um sistema em que seja possível otimizar todos os processos e finanças da escola. Dessa maneira, todas as ações realizadas pelos colaboradores poderão ser acompanhadas de perto, permitindo que maior suporte seja realizado.
Automatização
Mais do que trabalhar com os processos escolares em si, é possível que a escola tenha maior controle sobre o desempenho dos próprios alunos. Dessa forma, poderá entender quais são as disciplinas em que os estudantes passam com maior facilidade e em quais eles têm maiores problemas, por exemplo.
Dessa maneira, fica mais fácil pensar em estratégias para que os alunos e professores possam interagir com maior habilidade, melhorando o aprendizado dos estudantes.
Infelizmente, é comum que os dados sejam registrados nas escolas de maneira manual ou que ela precise de diversas plataformas. Nesse sentido, não é raro trabalhar com informações desencontradas, que diminuem a produtividade da empresa e a eficácia dos processos, minando a própria gestão educacional.
Além disso, outro problema de trabalhar com uma gestão manual das informações da escola e dos estudantes é o risco de deixar passar dados que são estratégicos para a instituição. Dessa maneira, oportunidades para crescer no mercado são perdidas, fazendo com que o número de matrículas seja menor. Com isso, reduz-se o retorno sobre o investimento efetuado.
Como utilizar a gestão de dados para melhorar o fluxo de informações?
Quer saber como ter os melhores resultados na escola e conseguir otimizar, até mesmo, suas estratégias de venda? Veja agora!
Escolher os responsáveis
Para que a gestão seja mais eficiente, é necessário definir quais serão os gestores responsáveis pela implementação do programa de gestão de dados. Dessa maneira, torna-se mais fácil estipular metas e delegar tarefas para que os objetivos sejam atingidos mais rapidamente.
Definir estratégias
Para melhor implementação, deve-se ter em mente quais serão as estratégias para que os colaboradores comprem a ideia desenvolvida pela escola. Desde o pessoal da limpeza até o corpo docente precisam estar convencidos de que as mudanças são benéficas para o dia a dia da escola, fazendo com que melhores resultados possam ser alcançados.
Investir em ferramentas certas
Para atingir as metas estipuladas, é fundamental contar com as ferramentas certas. Isso significa que os gestores devem procurar pelos sistemas que possam se adequar melhor à realidade da escola.
Como há várias opções no mercado, deve-se entender quais delas trarão maior benefício para a instituição e tornarão o processo de adaptação mais fácil para todos os envolvidos.
Usar documentação digital
A documentação digital é uma maneira eficaz para deixar os processos mais rápidos e menos burocráticos. Com ela, os profissionais não necessitarão assinar documentos de maneira manual, esperar pela chegada de papéis e, até mesmo, reconhecimento de firma.
Com a assinatura digital, os processos continuam sendo válidos, mas se tornam mais rápidos e diminuem os gastos da empresa. Isso porque não será necessário comprar grande quantidade de insumos de papelaria, como papéis, toners de impressora etc.
De quebra, você ainda mostrará que a escola se preocupa com o meio ambiente, aumentando o impacto que as ações de marketing terão.
Realizar testes
Os testes são importantes durante toda implementação de um sistema de gestão de dados. Inicialmente, é importante para que os gestores consigam entender se a ferramenta será realmente útil para as necessidades da empresa.
Depois, é fundamental que os processos possam ser realizados de maneira mais efetiva e segura. Essa fase é importante para que não aconteçam erros que possam comprometer o bom andamento das atividades nas escolas.
Apostar na automação de processos
Automatizar é um dos grandes benefícios dos sistemas de gestão de dados, permitindo que a tecnologia seja utilizada para que a empresa consiga aumentar a lucratividade da escola. É dessa forma que é possível melhorar a produtividade, já que os profissionais não precisarão perder tempo com tarefas repetitivas e burocráticas.
Acompanhar resultados
Mesmo depois de implementar seu programa de gestão de dados, é necessário continuar trabalhando. Nesse momento, é hora de acompanhar os resultados obtidos, entendendo quais são as estratégias que podem ser tomadas para que a escola melhore ainda mais na execução dos processos, obtendo mais alunos e fidelizando os que já estão.
Agora, você já deve estar pensando em como encontrar as ferramentas para sua instituição. Então, para começar, procure por aquelas que facilitem a gestão dos dados da escola, possibilitando um monitoramento mais amplo sobre as atividades realizadas, desde o controle de contas a receber e a pagar até o relacionamento com alunos.
Há empresas que são especializadas nesse tipo de gestão de informações e podem ser úteis para que seu negócio tenha as melhores soluções. Além disso, veja se a empresa já é experiente no mercado e se proporciona um suporte adequado.
E você, como tem feito a gestão de dados da sua escola? Comente agora mesmo, contando quais são os desafios e problemas que a sua instituição tem enfrentado. Queremos ouvir você!