Se as contas da sua escola estão fora de controle, isso tende a comprometer seriamente toda a operação dela. Saber como administrar os seus recursos da forma correta é fundamental para poder realizar as suas atividades e aprimorar a sua atuação.
O controle de contas a receber da escola é um dos aspectos mais importantes das suas finanças. Mantê-lo desorganizado pode ser altamente desastroso para a capacidade de crescimento e de execução das suas funções com sucesso.
Esse é um trabalho que exige comprometimento e a estratégia certa para enxergar oportunidades de melhoria em seus números. Tome cuidado para não ter pressa e baseie-se nas dicas certas para não passar por problemas.
Conheça, a seguir, as principais maneiras de otimizar o controle de contas a receber da escola.
Realize um planejamento estratégico
Um passo fundamental para que o seu controle de contas a receber seja otimizado é planejar a sua atuação em relação a ele. Isso significa considerar os objetivos de crescimento da sua escola, os recursos necessários para isso e enxergar oportunidades nos seus ganhos periódicos.
A partir daí, você pode considerar as ferramentas que a sua escola tem à disposição para planejar como essa otimização será realizada. Não tente fazer tudo de uma vez: em vez disso, planeje e execute em passos graduais.
Por fim, é importante que esse planejamento seja adaptável. Ao perceber a necessidade de mudanças durante o curso da sua estratégia, vale a pena fazer ajustes no que for preciso.
Mapeie os valores
Um bom entendimento sobre o controle de contas a receber de uma escola somente se torna acessível quando se tem total certeza de quanto dinheiro está entrando e saindo dela. Para isso, é fundamental que você mapeie todos os valores que passam pelas suas finanças através de um software de administração escolar.
Por se tratar de um controle financeiro, é importante frisar o quão essencial é manter a precisão dos seus dados. Isso significa garantir que seus números estejam corretos, refletindo a realidade.
Lembre-se de organizar esse processo da melhor forma possível. Busque categorizar esses valores para que você possa entender como os variados tipos de contas estão influenciando o seu orçamento.
Faça previsões de recebíveis
Um bom controle de contas a receber exige uma previsibilidade adequada das suas finanças. Somente assim, será possível enxergar com fidelidade a saúde da sua escola e o quanto ela pode investir em si mesma no futuro.
Para isso, é necessário considerar todas as contas que serão recebidas pela sua escola no período analisado. Não deixe nada de fora, já que o objetivo é chegar a um registro fiel de como será esse tempo nas suas finanças.
Esse processo deve ser repetido continuamente. Monte previsões anuais e mensais para começar. Assim, você poderá ajustar a sua atuação, dependendo das necessidades de cada período.
Mantenha a organização
Um controle de contas a receber organizado é fundamental para que a sua escola funcione bem. Isso envolve utilizar a estrutura correta para ordenar seus pagamentos, ao mesmo tempo em que existe um compromisso com a acuracidade dos dados.
Esse trabalho não precisa e nem deve ser feito por apenas uma única pessoa. Construir e manter um departamento financeiro em sua escola possibilita contar com os profissionais certos para manter a organização que esse aspecto dela precisa.
Além disso, lembre-se de que um processo organizacional deve ser constante. Nunca deixe de buscar melhorias para a forma como as suas contas são registradas.
Analise os dados
É possível aprender muito sobre a sua própria atuação a partir dos seus números. O controle de contas a receber pode revelar não só algumas tendências, como também, encontrar oportunidades de melhorias.
É o caso, por exemplo, de notar que ocorrem muitos atrasos em determinados tipos de pagamento ou que os índices de inadimplência costumam aumentar em certas épocas do ano. Extrair diagnósticos desses dados pode ser altamente valioso para o seu trabalho.
Apenas tome cuidado para não confundir correlação com causalidade. Nem sempre dois números coincidem porque são o causador, um do outro. Para evitar essa possibilidade, busque sempre a opinião de outros profissionais e considere sempre o contexto da sua escola.
Controle a inadimplência
A inadimplência é uma grande vilã das contas de qualquer escola, exigindo processos específicos, não só para preveni-la, como também, para lidar com ela quando ocorrer. E você precisa pensar nisso ao considerar o seu controle de contas a receber.
Considere o público da sua escola, especialmente o perfil econômico dessas pessoas. A inadimplência, geralmente, é a consequência de um problema maior que você pode prever e fazer adaptações.
Por exemplo, pode ser vantajoso oferecer múltiplas formas de pagamento aos pais de alunos, flexibilizando esse processo. Dessa forma, a tendência é que a inadimplência caia. Outra possibilidade envolve ter o hábito de renegociar dívidas junto aos inadimplentes.
Use um software especializado
A tecnologia é uma grande aliada do dia a dia de qualquer empresa, inclusive uma escola. Além de proporcionar ganhos de produtividade em outras áreas, o uso de softwares especializados pode ajudar você a realizar o controle de contas a receber da melhor forma.
Veja que o ponto crucial dessa dica está no termo “especializado”. Existem diversas opções no mercado de softwares capazes de otimizar vários aspectos de uma organização. Mas é possível extrair muito mais valor de uma solução pensada especialmente para uma escola.
Dessa forma, você não precisará perder tempo adaptando o software às suas necessidades. Ele virá pronto para ser usado dentro de acordo com a sua realidade.
Otimizar o controle de contas a receber de uma escola deve ser um processo constante em sua atuação. Tome como base as dicas deste artigo para que o seu trabalho seja orientado pelas ações corretas. Além disso, exija a equipe certa para lidar com essas particularidades. Portanto, certifique-se de recrutar profissionais que tenham as capacidades necessárias para administrar essas demandas dentro do contexto escolar.
Quer saber mais sobre como otimizar o fluxo de caixa da sua escola? Veja, aqui no blog, 5 dicas para realizar um orçamento escolar de sucesso.
