O Brasil tem mais de 178 mil escolas em funcionamento e 47,3 milhões de estudantes matriculados entre Educação Infantil, Ensino Fundamental e Ensino Médio, segundo o Censo Escolar da Educação Básica 2023, realizado pelo Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep) do Ministério da Educação (MEC). Se considerarmos os estudantes do Ensino Superior e dos cursos livres e profissionalizantes em todo o país, este número é ainda maior.
Para processar o volume de informações relacionadas a cada aluno, é preciso contar com sistemas de gestão que auxiliem na organização e no armazenamento dos dados. E com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor desde 2020, o tratamento das informações digitais dos alunos e familiares devem receber uma atenção especial dos gestores escolares.
Uma das ferramentas disponíveis para garantir a proteção desses dados é o Armazenamento de Documentos, recurso que está disponível dentro do Sistema F10. Acompanhe o texto e saiba como funciona esta funcionalidade.
O que é o Armazenamento de Documentos?
O Sistema F10 é um software completo para a gestão de escolas e institutos de educação e possui inúmeras funcionalidades para diferentes departamentos da empresa.
Entre os recursos mais acessados de nossa plataforma está o Armazenamento de Documentos, que permite vincular arquivos (documentos e imagens) em todos os processos dentro do sistema F10.
Ele pode ser usado em diferentes etapas, desde a prospecção de novos alunos até a emissão de certificados e arquivo das informações acadêmicas.
Aplicações no Departamento Comercial
Na área comercial este recurso pode ser usado em diversos momentos e garante à empresa o respaldo jurídico para poder prospectar possíveis clientes, de acordo com as normas da LGPD.
Em uma campanha de leads, por exemplo, a escola recebe o contato de um interessado e deseja guardá-lo para futuras campanhas ou para repassá-lo a um parceiro comercial. Neste caso, será preciso receber o aval do cliente em potencial, dizendo estar de acordo para receber novas mensagens ou ainda encaminhar o seu contato para terceiros.
Este ‘aceite’ pode ser de várias maneiras – inclusive um print de conversa no WhatsApp, por exemplo – gerando comprovantes que devem ser inseridos no contato da pessoa dentro do Funil de Vendas no CRM F10.
Digitalização da Secretaria Escolar
A Secretaria Escolar é, sem dúvidas, o principal departamento que utiliza o Armazenamento de Documentos. Para efetivar a matrícula e registrar a vida acadêmica do aluno, uma série de documentos são acessados e arquivados ao longo do percurso educacional. Por isso, contar com uma ferramenta de gestão de documentos no ambiente digital é fundamental para manter a organização e a eficiência da secretaria.
Em todas as etapas educacionais, no momento da matrícula o aluno precisa enviar à instituição uma série de documentos civis e acadêmicos.
Além do contrato de prestação de serviços educacionais, documentos como RG, CPF, CNH, comprovante de endereço, histórico escolar e demais declarações e documentos podem ser anexados de modo digital dentro do sistema F10.
Outra aplicação dentro da área acadêmica é em relação à lista de presença dos alunos em sala de aula. Por exemplo, para a escola comprovar a presença de um aluno na aula ela pode digitalizar a lista de chamada ou a lista com assinatura dos presentes (feita em papel geralmente) e este documento pode ser anexado ao contrato de cada um dos alunos da turma.
Comprovantes Financeiros
Outro departamento que se beneficia do Armazenamento de Documentos é o financeiro, tanto na área de contas a pagar quanto na de contas a receber.
Todos os comprovantes de pagamento das despesas correntes como aluguel, salários, impostos e outras contas mensais podem ser arquivadas dentro do sistema F10, assim os documentos estão disponíveis para consulta sempre que necessário. O mesmo ocorre com cobranças de taxas e mensalidades, que podem ter comprovantes enviados pelos alunos anexados às suas matrículas.
Conclusão
A Gestão Escolar movimenta diariamente uma série de documentos financeiros e acadêmicos que devem ser tratados e armazenados de modo eficiente, de acordo com as normas estabelecidas pela LGPD.
A digitalização dos processos internos das escolas é um caminho sem volta que reduz o consumo de papéis (contribuindo para o meio ambiente) e ainda agiliza o processo, deixando-o mais dinâmico e eficiente.
No Sistema F10 o Armazenamento de Documentos vai muito além de carregar um arquivo digital ou criar pastas para os documentos. É um processo maior de gestão documental que pode ser aplicado em todos os processos internos das escolas, nos mais variados departamentos.
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