Você sabe qual é a importância de definir o orçamento anual da escola? Com essa medida, você terá mais controle sobre as finanças da instituição, diminuindo as chances de que erros aconteçam e coloquem em xeque o crescimento da empresa no mercado.
Para ajudar nisso, você verá o que é o orçamento anual e como é possível defini-lo. Assim, sua escola estará pronta para aproveitar as oportunidades de mercado e enfrentar as dificuldades que aparecerem.
O que é o orçamento anual em escolas?
O orçamento anual escolar é um tipo de ferramenta de gestão útil para dar uma estimativa tanto das receitas quanto das despesas que uma unidade de ensino terá no ano. Normalmente, ele é realizado nos últimos dias do período letivo.
É considerada como uma das principais ferramentas de planejamento estratégico, já que é útil para determinar qual será a capacidade de investimentos e realização de novos projetos. Além disso, ajuda a evitar que problemas financeiros venham a afetar o bom andamento das atividades na escola.
Por isso, o profissional que trabalha com orçamento escolar precisa ter flexibilidade para enfrentar os mais diversos cenários, positivos ou negativos. Como o instrumento serve apenas como estimativa de dados, nem sempre é possível prever os diversos fatores que podem impactar o ganho ou a perda de receita (como crises financeiras, problemas no mercado, aumento inesperado de alunos, custos extras etc.).
Um dos grandes problemas que as escolas podem enfrentar é a inadimplência escolar. É comum que os pais, por algum motivo, interrompam o pagamento das mensalidades, o que diminui as receitas da instituição, fazendo com que as ações planejadas fiquem comprometidas.
Com o controle financeiro, a empresa estará pronta para enfrentar os momentos difíceis e honrar todos os compromissos efetuados (fornecedores, salários e manutenção).
Como definir o orçamento?
Sabe quais são os principais passos para definir o orçamento? Veja a seguir.
Defina metas
O primeiro ponto para definir seu orçamento é a criação de metas. Quando a escola não tem objetivos claros para serem alcançados em pequeno, médio e longo prazo, dificilmente a instituição sairá do lugar. Vale lembrar que as metas precisam ser alcançáveis e devem convergir com a estratégia empresarial.
Reduza os gastos
A maioria das empresas tem gastos em locais que não são necessários ou que não colaboram para que a meta seja atingida. Por isso, um estudo de todos os processos empresariais pode indicar quais etapas precisam ser otimizadas para melhor gerenciamento dos recursos da escola.
Com o monitoramento, todos os processos serão entendidos com maior clareza, o que melhorará as decisões da instituição para diminuir gastos e melhorar a qualidade do ensino. É necessário, entre outras coisas, diminuir o índice de inadimplência.
Isso é possível, por exemplo, permitindo o pagamento por boleto bancário, dando descontos para os adimplentes e negociando os débitos. Separar os casos em grupos facilita a criação de estratégias diferentes para cada caso.
Faça os investimentos necessários
Uma forma de conseguir definir com sucesso o orçamento e reduzir os gastos é fazer os investimentos necessários. Por vezes, um investimento pode ser considerado como gasto no presente, mas, no futuro, traz diversos benefícios que fazem com que o valor empregado volte rapidamente para as contas da empresa.
Com um bom sistema de gestão, por exemplo, é possível fazer mais em menos tempo, aumentando o número de vendas sem, necessariamente, ter que aumentar o time comercial. O sistema ajuda na prevenção de erros, evitando o retrabalho e aumentando a organização e controle. Dessa forma, fica mais fácil tomar as decisões.
Agora que você sabe a importância do orçamento anual, comece a colocar a mão na massa e planejar as contas da sua escola. Lembre-se de que com essa prática, você terá menos sustos e terá mais condição de fazer investimentos e deixar sua instituição à frente das demais.
Quer começar reduzindo custos na sua escola? Então, veja agora tudo que você precisa fazer para otimizar os recursos!