Hoje, dispomos de inúmeras possibilidades tecnológicas, que facilitam o dia a dia das pessoas em praticamente todas as necessidades. Nas escolas isso não é diferente, quando o assunto é administração. Por isso, os benefícios de investir em um sistema de gestão educacional são incontáveis.
As funcionalidades de um software de gerenciamento, nessa área, otimizam desde a rotina do gestor até o relacionamento com os pais. Ajuda, também, no acompanhamento da performance dos alunos e dos professores, passando pelos processos administrativos e financeiros.
A ideia é fazer com que a educação possa fluir de forma eficaz, assegurando seu principal objetivo: a aprendizagem dos alunos com o máximo de aproveitamento. Pensando nisso, selecionamos 8 benefícios que o uso de um sistema de gestão educacional pode proporcionar às instituições de ensino. Continue a leitura e fique por dentro.
1. Otimização do trabalho do gestor
A adoção de um software permite a automatização de todos os processos. Estão entre algumas dessas atividades as seguintes funcionalidades:
- o planejamento orçamentário anual das escolas, levando em conta os alunos matriculados, bem como o histórico da captação de novos estudantes, anualmente;
- define um limite de gastos para os itens do plano de contas e adverte sobre eventuais excessos nas despesas;
- auxilia no monitoramento da carga horária dos colaboradores;
- organiza um fluxo de caixa, registrando as entradas e saídas previstas ou realizadas;
- faz a cobrança dos devedores de maneira programada e automática;
- emite recibos e serviços;
- faz a integração com o sistema bancário, emitindo boletos de cobrança;
- gera balanços, relatórios gerenciais, autoriza consultas sobre recebimentos, documentos não processados e pagamentos feitos;
- libera tabelas de preços para turma ou curso oferecido;
- faz o controle de bolsas e dos descontos concedidos.
De acordo com a lista de funções acima citadas, fica fácil perceber que os sistemas de gestão são capazes de automatizar uma boa parte das atividades administrativas e, assim, liberar o gestor para cuidar das ações estratégicas da instituição.
2. Fidelização de alunos
Uma ação bem formulada reflete nas demais e, com os processos internos funcionando adequadamente, os alunos tendem a construir um relacionamento cada vez mais próximo com a escola. Sendo assim, o atendimento acaba se tornando mais profissional, mantendo regras claras e objetivas.
Com isso, novos alunos começam a perceber as vantagens da instituição de ensino e passam a alimentar o desejo de fazer parte do grupo. Aqueles que já compõem a família escolar, por sua vez, continuarão fiéis à sua escola.
3. Autonomia do corpo docente
Os sistemas de gestão proporcionam mais liberdade e autonomia aos processos administrativos. Com as mudanças tecnológicas que impactaram todos os tipos de relações no mundo, as instituições de ensino passaram a delegar mais funções, liberando as secretarias de acúmulos de atividades.
Essas mudanças influenciaram profundamente o comportamento dos professores e dos alunos com igual impacto. Antes, era corriqueiro solicitar um documento diretamente na secretaria das escolas e, depois, esperar dias para receber. Hoje, todo esse trabalho pode ser feito acessando a secretaria virtual, tendo à mão, todas as informações necessárias no mesmo instante.
Os professores já não são mais obrigados a entregar seus diários para a secretaria, eles próprios lançam as notas de seus alunos para que eles consultem os resultados no portal institucional.
4. Ajuda na tomada de decisão
Um software de gestão educacional proporciona aos administradores uma visão ampla de todos os dados relativos à instituição. Isso só tem a melhorar pontos do planejamento e do orçamento e, assim, uma análise mais apurada e padronizada em uma única interface ajuda a tomar as decisões mais acertadamente.
5. Eficiência operacional
O sistema de gestão educacional pode ser instalado com considerável rapidez. A redução de falhas nos processos demonstra o quanto esse tipo de ferramenta é capaz de promover grandes progressos na eficiência operacional de uma instituição de ensino.
Dados e contratos são centralizados em um mesmo sistema, dessa forma, as consultas às informações podem ser realizadas rapidamente e com objetividade. Assim, o retorno aos pais e responsáveis também pode ser muito mais ágil, o que melhora muito sua percepção em relação à competência da instituição.
Da mesma forma, aumentam as chances de incremento na captação de novos alunos, além da redução dos custos.
6. Combate à evasão escolar
Outra questão extremamente relevante para as instituições de ensino é a retenção dos alunos atuais a fim de evitar a evasão escolar. Isso também se torna mais fácil de controlar quando a escola conta com um software de gestão.
Com as informações armazenadas no sistema, fica muito mais viável fortalecer o relacionamento com os alunos, pais e responsáveis e, assim, o risco de evasão tende a diminuir consideravelmente.
7. Controle de gestão financeira
Nas instituições de ensino, as secretarias podem ser vistas como o coração da escola, enquanto o setor financeiro funciona como a espinha dorsal, que sustenta toda sua estrutura.
Portanto, saber como andam as finanças é fundamental para a gestão, afinal, é nesse departamento que se tem o suporte necessário para que tudo possa fluir bem. Perder o controle do que entra e sai dos caixas da escola pode facilmente desviar o foco do que realmente importa, ou seja, a dedicação ao ensino.
Por isso, é essencial manter o domínio de tudo, assim, torna-se possível investir nos setores que realmente precisam, além de facilitar o monitoramento do fluxo de caixa para a devida programação dos pagamentos.
Esse conjunto de tarefas fica muito mais eficiente com a ajuda dos sistemas de gestão. Suas vantagens estão além do óbvio e diminuem sensivelmente o esforço e o tempo investidos pela equipe no processo de abordagem e cobrança aos pais que estão em situação de devedores. Isso é igualmente válido para todas as operações relacionadas às finanças.
8. Aumento da produtividade
Por meio de um sistema de gestão escolar, além de liberar operações que demandam muito tempo no setor financeiro, há um ganho considerável na produtividade como um todo. Com a assistência de um software, a instituição pode acompanhar as atividades dos professores relativas aos alunos. É possível, ainda, verificar sua frequência, as notas atribuídas, o envio de aulas de reforço para alunos com dificuldades de aprendizagem e outras medidas necessárias.
Caso seja preciso, o sistema de gestão é capaz de auxiliar até mesmo em um plano de carreira para os educadores, recorrendo à coleta de dados, o que torna essa tarefa muito mais ágil.
A rotinas das secretarias ficam mais organizadas, uma vez que passam a ser executadas de forma documentada, resultando em controle e agilidade para todo o setor. Dessa maneira, a equipe reduz o tempo de atendimento, aumentando a produtividade de todas as atividades.
Além disso, as informações lançadas no sistema permanecem seguras. Com rapidez e segurança, os colaboradores ganham mais flexibilidade para executar mais tarefas usando uma única solução.
O sistema de gestão educacional é útil, ainda, para fornecer uma visão mais clara sobre as dificuldades dos alunos, permitindo que ações mais direcionadas sejam tomadas. Dessa forma, fica mais fácil melhorar o rendimento de cada um em menos tempo.
Um sistema de gestão escolar ideal é capaz de integrar e centralizar as informações dos setores envolvidos. Diminui gastos e tempo, já que apenas um clique pode dar acesso a todos os dados necessários para qualquer operação da instituição de ensino.
Para garantir todos os benefícios de investir em um sistema de gestão educacional, conte com o F10. O software automatiza processos administrativos, pedagógicos, operacionais e financeiros das escolas, controlando e interligando todos os setores. Seu objetivo é facilitar a administração de instituições de ensino livre em todo o país.
Se você está considerando a hipótese de adquirir um sistema como esse e precisa tirar alguma dúvida, conte com o nosso suporte e entre em contato.
