Um software de gestão é essencial para a gerência de qualquer escola com mais de 150 alunos. Se a sua instituição não chega neste número, gerenciar seus alunos, boletos, professores e aulas através de planilhas do Excel talvez não seja tão difícil. Porém, com a virada de ano a tendência da procura de cursos aumenta bastante, e com ela cresce também o trabalho do gestor. Já sem um software, esse crescimento será inseguro e desestruturado, portanto escolher um software para a gestão da sua escola torna-se uma necessidade.
Comece pelo básico
O primeiro passo é deixar claro as suas necessidades. Se tudo o que você precisa é uma tabela que reúna seus alunos e suas respectivas parcelas, você de fato não tem necessidade de um software de gestão. Qualquer planilha pode resolver isso pra você.
Mas se sua a ambição é maior, se você tem a necessidade de controlar de fato o seu setor comercial, financeiro e pedagógico com precisão cirúrgica, enviar boletos, comunicar-se de fato com seu aluno, a situação é outra. Você precisa escolher um software para a sua escola.
Se o que você busca é melhorar a comunicação com seus alunos, é interessante refletir sobre um software que possa te entregar um método de diálogo, como o envio de SMS ou até mesmo de whatsapp automatizado e em massa. Já se você busca mais controle sobre o seu setor financeiro, talvez seja relevante a presença de indicadores gerenciais no seu novo software. O seu novo programa precisa refletir as necessidades da sua instituição.
Passe pelo essencial
Certas funcionalidades são indispensáveis para o correto funcionamento da sua escola. Um software de gestão sem um setor financeiro muito bem estruturado não pode ser considerado um software de gestão de qualidade. Assim como o pedagógico e comercial, um bom software precisa cobrir muito bem esses setores.
Garanta que o programa tenha estrutura o suficiente para atender necessidades básicas de gestão, como controle de:
- Controle pedagógico
- Turmas, Cursos e Matérias
- Visitas
- Matrículas
- Recebimento de mensalidades
Pode parecer bastante coisa, mas esses tópicos são somente o básico do que é necessário para que a sua escola seja corretamente gerenciada. Portanto, não se apresse em fazer a sua escolha.
Considere as outras ferramentas
Outros pontos importantes precisam ser relevados antes de contratar o serviço. O suporte ao cliente, por exemplo, é um aspecto essencial do software. Afinal, o que acontecerá se caso ocorra um erro no programa durante um sábado de pagamento?
Além do suporte ao cliente, outras ferramentas menores, mas ainda relevantes, devem ser consideradas no momento de escolher um software.
- Situação financeira do aluno
- Fluxo de vendas
- Controle e registro de Funcionários
- Boletos
- Contas a pagar
- Nota fiscal eletrônica
- Níveis de acesso ao Usuário
Enfim, efetive a compra
Assinar um contrato para um software de gestão não é algo que acontece do dia para a noite. Toda a estrutura do programa deve ser bem analisada, suas características devem ser ponderadas, e é necessário também analisar não somente se a aplicação é boa, mas sim se ela combina com a sua escola. O custo do software precisa também ser proporcional ao seu orçamento para ele, afinal essa não é a melhor hora para se economizar.
Afinal, investimento em estrutura é sempre bem recompensado, se for bem investido. Além de um bom software, diversos outros fatores são essenciais para que sua escola prospere. Clique aqui para saber como ter uma verdadeira escola de sucesso.
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